小規模イベントの企画・準備・実行のやり方【協力隊で学んだこと】

地域おこし協力隊

今日はイベント開催の手順をまとめていきます。

協力隊時代から含めると通算40回。多くは小規模イベントですが、企画から運営を一人で行うのはけっこう大変です。大変な分、達成感や実力アップにつながりますが。

そんなイベント開催のフローも定まってきたので、これからイベントを企画したいという方に向けてまとめます。

ちなみに私が言っているイベントとはこのくらいの規模感です。

・小規模イベント(〜10人)

・企画、準備、運営まで基本一人で動く

・マスコミを呼ぶ

・フロー化して時間をかけない

今年も月1ペースで行なっていきます。ぜひ、協力隊のみなさんやイベントを開催したい人は参考にしてください。

目次

イベント開催の手順

フローを作ってみました。大きな流れはこちらです。

【イベント開催のフロー】

①企画(やりたいこと、需要、ストーリー、費用)

②準備(イベントページ、宣伝集客、道具準備、プレスリリース)

③イベント運営(無事故

④イベントレポート(目線を変えて何度でも

流れとしては企画からイベントレポートを行うまでなので、①〜④で進めていきます。まぁ普通ですが、黄色の線がその段階毎で意識している点です。

①企画(やりたいこと、需要、ストーリー、費用)

企画が言うまでもなく重要です。ここの設計でのちの準備やイベントが全て決まってしまうので。やりたいこと、需要、ストーリー、費用をうまく練りこんで作っていかないといけません。

特に大事にしているのが需要かな。やっぱり人が来ないイベントは残念ですもんね。需要をベースにやりたいことや費用感を合わせていきます。ストーリーを意識するのは参加者、マスコミにイベントを印象付けるためです。

②準備(イベントページ、宣伝集客、道具準備、プレスリリース)

②でやっていることは以下の通りです。もっともっと簡略化したいという思いがありますが現状です。

②準備

・ブログ記事(イベント内容)作成

・ストアカ登録

・facebookイベントページ

・プレスリリース

・準備(道具、保険)

基本的にはイベント当日までに宣伝して集客しつつ、プレスリリースやイベントで使う道具などを準備します。

③イベント運営、④イベントレポート

③のイベント運営で意識するのは無事故という1点。事故が起きるともう開催できないと思っています。そのくらいの意識はあった方がいいです。

④のイベントレポートもけっこう忘れがちです。終わってしまった満足感でレポートを書くのに躊躇してしまうことは多いです。ただし、宣伝や次につなげるためだとここが一番重要。楽しさや内容を伝えることで次回の開催時の集客を楽にしてくれます。本来であれば目線を変えてレポートを何度でも書いてもいいんでしょうが、際限なくなるので2回くらいかな。

イベント開催のメリット

イベント開催のメリットは以前も記事にしました。

私にとってのイベントは、「遊び、実験、宣伝」を意識してやっています。(もちろんそこに移住コーディネーターのミッションだとか、町おこしとかは入ってますがメインではない)意識する箇所は人によって違うので、まずは自分がイベントを通して何を得たいのか?を考えるのが大事です。

「遊び」とは言い換えれば「ワクワク」で、イベント設計でここがないものほど辛いものはありません。「ワクワク」は「ドキドキ」とも言えるので、要は自分が考え責任持って運営したイベントは「ドキドキ」→「ワクワク」→「遊び」につながっているとも言えます。

「実験」とは「需要があるか?」をイベントを通して調べています。漆喰イベント、ドローンイベント、剪定ワークショップ、スキル×スキルなど。ちょっと特殊なイベントは実験と割り切って行なっています。

「宣伝」も重要になってくるかもしれません。香春町地域おこし協力隊では香春町に宣伝効果がいきますし、香春町移住コーディネターでイベントをするのも同じです。これからは独立した手島不動産としても知名度をあげていきたいです。

本業での口コミが一番、SNSやブログを使っての毎日の宣伝が二番、そしてイベント開催で間接的に名前を出すのが三番目だと思っています。少しでも目に見える形を増やして印象付けることが宣伝では大事ですね。

自分にとって何のためにイベントをするかを考えておくと、細々した意思決定の際に苦労しません。※例えば、イベントで売り上げが少なくても宣伝広告費として納得できます(反省もしつつ)。

剪定ワークショップを例にイベント作成をしてみよう

6月22日に剪定ワークショップを行います。これを例にフローズに実際やったことをあてはめていきます。

剪定ワークショップでは最初の企画が少し難しかったです。

漆喰もそうですが、職人さんはその道一筋で経験を積んできた方なのでブレない芯があります。初心者向けやDIYイベントにする時は講師と参加者の落とし所をどうするかを考えないといけません。

ケースバイケースですが、私の場合はここを軸に交渉していきます。「◯◯の世界を広げる、DIYとプロの境界線を学び難しい場合はプロに頼む」。宣伝して仕事を奪っているわけではない、というところとリスペクトさえあれば職人さんは◯を出すケースが多いです。

手島
手島

今回は、知り合いのツテで紹介してもらった方なのですごくスムーズにいきました!

イベント準備ですること

イベントの全体図を設計したら、あとは告知・集客です。

私の場合は、ブログを書いているので細かい宣伝はそちらで行なっています。

実験的な企画だと集客に苦戦します。今までに似たようなイベントがないと参加者側もイメージできないからです。2回、3回と続くとイベント写真も増え、認知度も上がり集客が読めるんですが・・・

ということで、宣伝を頑張るんですが毎回同じ記事を発信しても、見る側としてはうるさく感じてしまいます。ですから、私が良く使う手法が、「準備段階の記事を出して告知する」というやり方です。

興味はあるんだけど申し込みまでは・・・という人の背中を押しますし、準備している姿を見せることで次回以降につながってくると思っています。

例えば、こんな記事。

むしろ、今書いているこの記事自体も宣伝しているような・・・

ということで、プレスリリースも含めてイベント当日までにこれくらいをやりました。

②準備

・写真を使ったブログ記事作成→植木バリカンを使った刈り込みワークショップ募集

・イベントページ作成(ストアカを利用)→ストアカイベントページ

・FBにもイベントページ作成→facebookイベントページ

・プレスリリース→参考:小さな会社もメディア取材を獲得できる送り方・送り先

         参考:プレスリリースの書き方

今回は使われなかったプレスリリース

・準備記事:剪定ワークショップで使う生垣バリカンの紹介と選定理由

準備9割実行1割

仕事の世界にこんな格言があります。

「準備9割、実行1割」。

ワークショップ全体もこの言葉通りで、準備にさえ時間をかければあとは実行するだけです。無事故で運営、気を抜かずにイベントレポートを作るくらいを意識すればいいかと。

まとめ

今回は、「小規模イベントの企画・準備・実行のやり方【協力隊で学んだこと】」を紹介しました。

3年間手探りでイベントを作っていっての形です。本来はここに役場企画であったら相談・報告の必要性があるのでもっと項目は増えてしまいます。

企画からイベントレポートまで作れるスキルがつくと、様々な仮説や需要や遊びををイベントに落とし込むことができます。これからの長い人生の彩りを豊かにするスキルですのでぜひみなさんも行動してみてください。

それでは、読んでいただいてありがとうございました。

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